Servicio Notarial en Colombia
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Guía Completa del Servicio Notarial en Colombia
El servicio notarial en Colombia es un pilar fundamental en la estructura jurídica del país. Su objetivo es garantizar la autenticidad y validez de los documentos y actos jurídicos. A continuación, se presenta una guía detallada basada en el manual sobre el funcionamiento del servicio notarial, abarcando desde la definición del notariado hasta los procedimientos y regulaciones clave.
Introducción al Servicio Notarial
El notariado es un servicio público que se presta por los notarios, quienes ejercen la fe notarial. Esto implica otorgar autenticidad a las declaraciones emitidas ante ellos y dar fe de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones. Los notarios, aunque no son servidores públicos, actúan como depositarios de la fe pública.
Requisitos para Ser Notario
Para desempeñar el cargo de notario, es necesario cumplir con varios requisitos:
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Ser ciudadano colombiano.
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Ser mayor de 30 años.
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Tener una reputación excelente.
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Ser designado y confirmado en el cargo, seguido por la correspondiente toma de posesión.
Funciones del Notario
Las funciones del notario están reguladas principalmente por el Estatuto Notarial Decreto Ley 960 de 1970 y otras normativas complementarias. Entre sus principales funciones se incluyen:
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Autorizar y extender escrituras públicas.
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Reconocer documentos privados.
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Certificar la autenticidad de firmas.
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Expedir copias y certificaciones de documentos.
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Intervenir en la otorgación y autorización de testamentos.
Escrituras Públicas
Las escrituras públicas son instrumentos que contienen declaraciones de actos jurídicos emitidos ante el notario, cumpliendo con los requisitos legales y siendo incorporados al protocolo notarial. El procedimiento para perfeccionar una escritura pública consta de cuatro etapas:
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Recepción: Recibir las declaraciones del usuario.
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Extensión: Versión escrita de lo declarado.
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Otorgamiento: Aceptación expresa del usuario al documento.
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Autorización: Fe que imprime el notario, otorgándole carácter de escritura pública.
Corrección de Escrituras Públicas
Los errores en las escrituras públicas pueden corregirse de las siguientes maneras:
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Antes de firmar: Subrayando y encerrando en paréntesis las palabras a suprimir o insertar las nuevas entre líneas.
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Después de firmar pero antes de autorizar: Salvando las correcciones y firmando nuevamente.
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Errores aritméticos: Pueden corregirse en cualquier momento si están claramente establecidos en el propio instrumento.
Protocolo Notarial
El protocolo es el archivo fundamental del notario, formado por todas las escrituras y documentos insertados. La protocolización consiste en incorporar al protocolo, mediante escritura pública, actuaciones, expedientes o documentos que la ley o un juez ordenen.
Supervisión y Control del Servicio Notarial
La Superintendencia de Notariado y Registro es el organismo encargado de la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio notarial. Sus funciones incluyen:
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Fijar nuevas tarifas por los derechos notariales.
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Vigilar la correcta aplicación de las tarifas.
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Aprobar manuales y protocolos de inspección.
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Coordinar la creación, supresión y fusión de notarías.
Registro Civil
El registro civil es un instrumento legal y administrativo mediante el cual el Estado reconoce los derechos y deberes de los ciudadanos frente a la sociedad y la familia. Existen tres tipos de registro civil:
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Registro civil de nacimiento.
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Registro civil de matrimonio.
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Registro civil de defunción.
Autenticaciones y Repositorio de Poderes
El notario autentica documentos, otorgando fe sobre la percepción de hechos en el ejercicio de sus funciones. El repositorio de poderes es una herramienta tecnológica que permite la consulta y verificación en línea de los poderes otorgados, facilitando la autenticación y seguridad en los actos notariales.
Sistema Biométrico
El sistema biométrico es obligatorio desde 2016 y consiste en la verificación de la identidad mediante la captura de huellas dactilares. Este sistema garantiza la confiabilidad y seguridad al cotejar la identidad del usuario con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Procedimientos Notariales Especiales
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Cancelación de Escrituras Públicas: Puede realizarse por mutuo acuerdo entre las partes o por decisión judicial.
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Solicitud de Copias de Escrituras: Las copias pueden ser totales o parciales y deben expedirse de manera que hagan plena fe de su correspondencia con el original.
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Trámite en Caso de Inmueble Hipotecado: Si el acreedor no puede desplazarse, se puede protocolizar la cancelación mediante otro notario.
Registro Civil de Matrimonio y Divorcio
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Registro de Matrimonios: Es obligatorio registrar todos los matrimonios, independientemente de si son civiles o religiosos.
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Registro de Divorcio: Debe anotarse en el registro civil de nacimiento de los contrayentes y en el registro civil de matrimonio.
El servicio notarial en Colombia es esencial para la seguridad jurídica y la autenticidad de los actos y documentos. Los notarios, investidos con la autoridad para ejercer la fe pública, deben cumplir estrictamente con las normativas y procedimientos establecidos para garantizar la eficacia y legalidad de sus actuaciones.
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| Aspecto | Descripción | + |
| Funciones del Notario | Extensión y autorización de escrituras públicas, certificación de firmas, expedición de copias de documentos, autenticación de actos jurídicos. | + |
| Requisitos para Ser Notario | Ser ciudadano colombiano, mayor de 30 años, tener excelente reputación, y ser designado y confirmado en el cargo. | + |
| Escritura Pública | Documento que contiene declaraciones de actos jurídicos emitidos ante el notario, cumpliendo con los requisitos legales e incorporado al protocolo notarial. | + |
| Supervisión y Control | La Superintendencia de Notariado y Registro supervisa, inspecciona, vigila y controla el servicio notarial, fija tarifas y aprueba manuales y protocolos. | + |